Title: УТВЕРЖДЕНА
Author: ОргОтдел
Last saved by: Admin
Company: Дзержинская районная Управа

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением
администрации Дзержинского района 
от 30.10.2017   № 1716

ПРАВИЛА
ведения делопроизводства в администрации (исполнительно-распорядительном органе) муниципального района «Дзержинский район»

1.	Общие положения

1.1. Настоящие правила определяют систему организации делопроизводства, порядка работы с документами несекретного характера, работы с обращениями граждан Российской Федерации в администрации (исполнительно-распорядительном органе муниципального района «Дзержинский район» (далее – администрация района) и ее структурных подразделениях.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Дзержинского района возлагается на заведующего отделом организационно-контрольной работы  и взаимодействия с поселениями.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации Дзержинского района, наделенных статусом юридического лица,  несут их руководители. Ведение делопроизводства в таких структурных подразделениях осуществляется работниками, на которых приказом руководителя структурного подразделения возлагается эта обязанность.
1.3. Работники администрации района  несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящих правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 
1.4. Об утрате документов работник обязан сообщить руководителю подразделения и заведующему отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями. По факту утраты документа назначается служебное расследование, результаты которого докладываются главе администрации Дзержинского района.
1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя структурного подразделения должен передать находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, а при увольнении или переходе на другую работу – сдать в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями все числящиеся за ним документы.

2.	Порядок прохождения поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес главы администрации района, администрации района и корреспонденция, адресованная структурным подразделениям администрации района, обладающим правами юридического лица принимается и регистрируется специалистом отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность документов, приложений к ним. При недостаче или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается по месту регистрации и приобщается к поступившему документу, другой отсылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются.
 Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3. Регистрация поступающих документов производится в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции, а также в системе электронного документооборота «САДКО» (далее – САДКО).
На документе в правом нижнем углу первого листа делается отметка с помощью регистрационного штампа с указанием входящего регистрационного номера и даты поступления. 
В САДКО  заполняется карточка на входящий документ, затем  этот документ сканируется, либо прикрепляется к карточке, после чего накладывается резолюция, указывающая какому должностному лицу поступил данный документ.
Регистрации не подлежит корреспонденция личного характера, рекламные и периодические издания, сборники нормативных актов, формы статистической отчетности, сводки и информация, присланные для сведения.
2.4. Поступившие документы передаются на рассмотрение  главе и заместителям главы администрации района по направлениям деятельности, в соответствии с распоряжением  главы администрации «О распределении обязанностей между главой администрации   Дзержинского района  и его заместителями». 
Результаты рассмотрения отражаются в резолюции. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом в верхней части первого листа документа либо на отдельном листке, который прикрепляется к документу и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                                     И.И. Иванову
                                                     Прошу подготовить ответ
                                                     к 00.00.0000.
                                                     Личная подпись.
                                                     00.00.0000

Текст резолюции переносится в журнал регистрации поступающей корреспонденции  и делается отметка в карточке  поступившего документа системы «САДКО».
       2.5. Зарегистрированный и рассмотренный руководителем документ направляется исполнителю. Если в резолюции указаны фамилии нескольких исполнителей, то ответственным исполнителем считается лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует исполнение документа. Ему передается подлинник документа, остальным исполнителям передаются  копии документа.
          При необходимости изменения исполнителя по документу,  ответственный руководитель по резолюции,  обязан заблаговременно обратиться к главе администрации и согласовать переадресацию документа.     
При передаче документа из одного структурного подразделения в другое оформляется переадресование, при этом в журнале регистрации поступающей корреспонденции и в «САДКО» делается соответствующая отметка. 
2.6. После решения вопроса, поставленного в документе, в левом нижнем поле документа делается отметка о его исполнении и направлении в дело. Она включает следующие данные: ссылку на дату  и номер документа, свидетельствующего об исполнении, а при отсутствии такового – краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: «Дан ответ 00.00.0000  №000. В дело 00-00. И.И. Иванов  00.00.0000».
Соответствующая отметка об исполнении документа делается в журнале регистрации (входящей корреспонденции или обращений граждан).
2.7. Исполненные документы подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.	Требования к составлению и оформлению документов

3.1.	Общие требования
3.1.1. При составлении и оформлении документов в части, не урегулированной настоящими Правилами, работники администрации района должны руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.1.2. Документы администрации района (письма) печатаются на бланках установленной формы (приложения №№ 1- 2). 
При переписке между структурными подразделениями, а также при составлении справок, информаций, докладных записок бланки не используются. 
3.1.3. Содержание документа должно быть ясным, кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
3.1.4. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа и согласуется с видом документа. Он должен отвечать на вопросы: о чем? (о  ком?) (например, «о награждении…», «о выделении…», «Об Иванове»), Заголовок отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.
3.1.5. В документе-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
3.1.6. Отправляемому инициативному документу присваивается очередной исходящий номер, документу – ответу присваивается номер входящего документа на, который подготовлен ответ. Копия исходящего документа с визой исполнителя направляется в дело в соответствии с номенклатурой дел.                              
3.2.	Адресование:
3.2.1.	Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.
3.2.2.	При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
                                        
                                          Законодательное Собрание
                                          Калужской области
                                          Комитет по законодательству

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, инициалы должностного лица указываются перед фамилией.
Например:        
                                         Заместителю Губернатора 
			      Калужской области- 
			      руководителю администрации
                                         Губернатора Калужской области
                                         А.А. Иванову

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия – в дательном, при этом наименование структурного подразделения  входит в состав наименования должности, например:

                                            Законодательное Собрание 
                                            Калужской области
                                            Председателю комитета
                                            по законодательству
                                            П.П. Петрову

Если документ направляется в несколько однородных организаций или их руководителям, то их следует указывать обобщенно, например:

                                            Главам местных администраций
Или

                                           Главам администраций 
                                           муниципальных образований 
                                           Дзержинского района

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, например:
       
                                         Государственное учреждение 
                                         Всероссийский научно- исследовательский
                                         институт документоведения 
                                         и архивного дела 
                                         Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия, инициалы, затем почтовый адрес, например:
              
                                          Калинину И.П.
                                          ул. Садовая, д. 5, кв. 12
                                          г. Липки, Киреевский р-н, 
                                          Тульская обл., 301264.     

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
3.2.3. Исполнитель предоставляет необходимое для рассылки количество экземпляров. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.  Если количество адресатов более четырех, то составляется список рассылки. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.
3.3. Подписание документа
3.3.1. Документы, направляемые в органы государственной власти,  подписываются главой администрации Дзержинского района или, по его поручению, заместителями главы администрации района.
Документы, направляемые в органы местного самоуправления, подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются главой администрации района, заместителями главы администрации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в  составе комиссии в соответствии с распределением.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.2. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:

				 УТВЕРЖДАЮ

                               Глава администрации Дзержинского района
                               ________________ _____________________
                               (личная подпись)  (инициалы, фамилия)
                               00.00.0000.

Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки. 
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
  
                               УТВЕРЖДЕНА
                               постановлением администрации
                               Дзержинского района
                               от  00.00.0000 № 000 
   
3.3.3. На документе проставляется дата его подписания, утверждения или составления.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 года  следует оформлять: 05.06.2007.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007. 06. 05.  
3.4. Приложения к документам
3.4.1. В документе информационно-справочного характера (письме, справке, пояснительной записке и т.д.), имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ информационно-справочного характера имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо руководителя администрации
                       Губернатора    Калужской области от 10.10.2003 
                       № 03-6/172 и приложение к нему, всего на 3л. 

3.4.2. При наличии приложений к постановлениям, распоряжениям администрации района  ссылка на них должна содержаться в тексте данного правового акта. В приложении  на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
                      
Приложение
к постановлению
администрации
Дзержинского района
от 00.00.0000 № 000

Если приложений несколько, то они нумеруются.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
         к распоряжению
         администрации
 Дзержинского района
от 00.00.0000 № 000

4.	Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов

 4.1. Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется в соответствии с настоящими Правилами.
4.2. Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование несут руководители подразделений, вносящих проекты. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, проекты муниципальных правовых актов направляются на экспертизу (правовую, антикоррупционную и т.д.) в установленном порядке.
4.3. Проекты постановлений и распоряжений печатаются на бланках установленной формы.
4.4. Нормативный правовой акт должен быть оформлен в соответствии с правилами юридической техники и иметь:
- правильный выбор вида акта;
- логически выстроенную структуру;
- единство терминологии (один и тот же термин употребляется в одном и том же смысле);
- общепризнанность терминов;
- наличие реквизитов.
4.5. Нормативно-правовой акт должен содержать реквизиты в соответствии с приложением № 3 для постановлений и приложением № 4 для распоряжений.
4.6. К проектам распоряжений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание - объяснительные записки работников, допустивших нарушения.
В подразделениях администрации района проекты муниципальных правовых актов согласовываются (рассматриваются) не более чем в 2-дневный срок.
Приложения и пояснительные записки к проектам муниципальных правовых актов подписываются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.
4.7. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
4.8. Проекты муниципальных правовых актов, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим указанные проекты.
4.9. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения администрации района передаются в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями.
4.10. Копии муниципальных правовых актов, заверенные печатью администрации района, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документа, причем муниципальные правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.
Опубликование муниципальных правовых актов, а также внесение их в федеральный и региональный регистры муниципальных нормативных актов, осуществляется в порядке и в случаях, предусмотренных действующим законодательством и Уставом муниципального района «Дзержинский район». 
4.11. Подлинники постановлений и распоряжений администрации вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки остаются в организационо-контрольном отделе администрации для последующей передачи в архив и хранятся в металлических закрывающихся шкафах.
4.12. Копии муниципальных правовых актов независимо от указателя рассылки направляются для контроля в прокуратуру Дзержинского района, ежемесячно к первому числу месяца.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Приказ
5.1.1. Текст приказа может состоять из двух частей: преамбулы и распорядительной. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю.
5.1.2. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таком случае начинается со слова п р и к а з ы в а ю.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.1.3. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
5.2. Протокол
5.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
5.2.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола при составе участников совещания или заседания не более 10 человек, к протоколам заседаний или совещаний с большим числом участников прилагается список присутствующих.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются  только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
5.2.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др. 
5.2.4. Принятые решения при неообходимости доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов с подписью и печатью, в которых указываются номер протокола, дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление).
5.3. Служебные письма
5.3.1. Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.
Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.
5.3.2. При подготовке писем применяется форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
письмо оформляется на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления лисьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.3.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации района. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
К проектам писем прилагаются их копии в 2-х экземплярах, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
5.3.4. Проекты писем визируются:
- исполнителем;
- руководителем подразделения, который представил проект;
- специалистом по правовым вопросам в части вопросов, требующих правовой экспертизы;
- заместителем главы администрации, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;
5.3.5. В реквизите «Подпись» должны указываться должность лица, фактически подписавшего письмо (полное наименование, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке), личная подпись, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
5.3.6. Подписанные главой администрации или его заместителями письма передаются исполнителем в отдел организационно-контрольной работы администрации района для регистрации и отправки. Неправильно оформленные письма к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Подписанная копия письма и указатель рассылки остаются в отделе организационно-контрольной работы администрации района для оформления дела.
5.4. Договоры и соглашения 
5.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:
- наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;
- если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты проектов договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон;
5.4.2. Визирование проектов договоров и соглашений аналогично визированию проектов постановлений и распоряжений администрации района. Подписи сторон  располагаются на каждом листе Договоров и соглашений.
5.4.3. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения хранятся в структурном подразделении, к компетенции которого относится решение вопроса, являющегося предметом договора.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает в себя: постановку нa контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качестненного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 
6.2. Контролю подлежит исполнение решений и поручений органов государственной власти, главы администрации, заместителей главы администрации, если в отношении данных решений и поручений принято заключение о постановке на контроль.
На документах, взятых на контроль, делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
6.3. Если поручение дано нескольким  исполнителям, то руководитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.
При направлении документа для исполнения нескольким исполнителям исполнители документа обязаны направлять свои ответы головному исполнителю, ответственному за свод информации, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Ответственный исполнитель информирует  заведующего отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями об исполнителях, не представивших предложения в установленный срок служебной запиской.  
Если исполнитель (ответственный исполнитель) считает, что исполнение поручения не относится к его компетенции или что для своевременного и качественного исполнения поручения необходимо участие иного структурного подразделения, то он не позднее срока продолжительностью в одну пятую части срока, установленного для исполнения поручения, направляет в адрес руководителя, давшего поручение, предложения о привлечении дополнительных исполнителей или определении исполнителем другого исполнителя. 
В случае, если исполнитель (ответственный исполнитель) не направил в указанный срок данные предложения (документ), то он несет персональную ответственность за исполнение поручения.
Руководителям органов местного самоуправления, либо руководителям организаций не являющихся структурными подразделениями администрации, документы переадресуются  сопроводительным письмом с уведомлением о переадресации  организацию   направившую данный документ.   
       6.4. Руководитель подписывает поручение в течение двух дней со дня поступления документа.  В случае невозможности подписания руководителем поручения по документу в течение двух дней, в связи с его рабочим графиком,  работник отдела,  которому поступил на исполнение документ, направляет документ для рассмотрения другому руководителю в соответствии с распоряжением  главы администрации «О распределении обязанностей между главой администрации   Дзержинского района  и его заместителями».
При поступлении документа, требующего срочного исполнения, поручение по документу должно быть подписано в день поступления.  
Служебные письма, поступившие руководителю для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок. Если в процессе согласования документа высказаны замечания к содержанию, проект документа направляется на доработку на срок не более одного дня.
6.5. Исполнение постановлений и распоряжений администрации контролируется подразделениями, подготовившими их проекты.
6.6. Исполнение  решений и поручений органов государственной власти осуществляют структурные подразделения администрации, на которые возложено их исполнение главой администрации. Сроки исполнения контролируются отделом организационно- контрольной работы.
6.7. Руководители подразделений определяют из числа работников исполнителей документов, которые обеспечивают контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации, подготовку необходимых материалов, докладов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов, а также осуществляют взаимодействие по данным вопросам с отделом организационно-контрольной работы.
Руководители подразделений несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
6.8. Сроки исполнения поручений определяются должностными лицами, подписавшими данные поручения, или сроками, установленными законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
-   с конкретной датой ислолнения - в указанный срок;
      -   без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», - исполняются в 3-дневный срок а при необходимости дополнительного изучения вопроса – в 10-дневный срок;
       -  остальные - в срок не более 25 календарных дней. 
В случае, когда в документе, поступившем из сторонней организации, не указан срок исполнения, ответ должен быть направлен в течение 25 дней. При выявлении обстоятельств, препятствующих исполнению документа в указанный срок, в адрес организации должен быть направлен промежуточный ответ, содержащий информацию о проведенной работе по исполнению поручения и планируемом сроке исполнения документа.
  Документы на подпись главе администрации района или заместителям главы администрации района передаются не позднее, чем за 3 дня до контрольного срока.
6.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документа специалисту.  
  Основаниями для снятия с контроля могут служить:
 - подписанный и зарегистрированный ответ, поступивший на обработку в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями не позднее чем за один час до конца рабочего времени;
 - информация (справка) исполнителя о результатах исполнения документа.
В информации о результатах исполнения документа должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов. 
Ответ, не содержащий исчерпывающей информации на поставленные в письме вопросы, возвращается на доработку исполнителям.
Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки. В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
6.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
    6.11. Заведующий отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями вправе запрашивать и получать необходимую информацию от соответствующих должностных лиц о ходе, результатах и планах исполнения поручений.    
  6.12.  Информация об исполнении документа вместе с подлинником документа и поручением по его исполнению направляется в отдел организационно-контрольной работы для помещения в дело. 

7. Работа с обращениями граждан

7.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", а также в соответствии с административным регламентом оказания муниципальной услуги «Рассмотрение обращения граждан», утвержденным постановлением главы администрации  от 31.10.2006 № 319.

8. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации.
8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.
8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Пометка «Для служебного пользования» ("ДСП") и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к этому документу. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
8.4. Документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются с указанием на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземлляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени, отчества и фамилия специалиста, печатавшего документ.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой; хранятся в сейфах или металлических шкафах.
8.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
8.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

9. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в архив администрации района (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 5).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного  хранения, а также для учета дел временного  хранения.
9.1.2. В администрации района составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел администрации района. 
Номенклатура дел подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел организационно-контрольной работы. Сводная номенклатура дел составляется отделом организационно-контрольной работы на основе номенклатур подразделений. 
Сводная номенклатура дел администрации района подписывается заведующим отделом организационно-контрольной работы и утверждается главой администрации. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, уточняется, утверждается в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года
9.1.3. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итотовая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответетвии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи одела организационно-контрольной работы администрации.
9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  -     группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
-  по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.5. Дела администрации района подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем отдела организационо-контрольной работы.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
9.2.6. Полному оформлению подлежат	дела постоянного, хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 6);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела (приложение № 7);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 8);
- подшивку или переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. 
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
9.2.7. Дела временного  хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации района дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем сдаются в архив.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего отделом организационно-контрольной работы. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения  главы администрации по актам передачи.
Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения  главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10. Порядок передачи документов на хранение в архив

10.1. Для хранения документов постоянного и временного  срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации района создется архив администрации района.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив администрации района включает работу отдела организационно-контрольной работы и лиц, ответственных в подразделениях за ведение делопроизводства, после проведения экспертизы ценности документов, формирования и оформления дел, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.2. Подготовка и передача документов в архив.
10.2.1. В архив администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел и не позднее двух лет после окончания их делопроизводства.
10.2.2. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив администрации района сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.
10.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником архива администрации района в присутствии сотрудника подразделения, сдающего дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

11. Использование штампа факсимиле

     11.1 Штамп с факсимильным воспроизведением подписи  главы администрации района проставляется по распоряжению  главы администрации района на:
- поручениях главы администрации, оформленных на бумажных носителях ( бланк -поручения) и содержащих резолюцию об исполнении документов, 
- поздравительных, приветственных письмах, Почетных грамотах и благодарственных письмах, юбилейных адресах и иных документах, не требующих юридической идентификации.
    11.2 Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации не допускается использовать на муниципальных правовых актах администрации Дзержинского  района, доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.